Definicja
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to prowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku przedsiębiorcy mają obowiązek korzystać z niej przy fakturach wystawianych innym firmom, a harmonogram wdrożenia zależy od wielkości sprzedaży.
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który przechodzą faktury między przedsiębiorcami. Faktura ma postać pliku XML zgodnego z obowiązującym wzorem struktury logicznej (FA). Po przesłaniu system nadaje jej numer KSeF – unikalny identyfikator, który potwierdza wystawienie i otrzymanie dokumentu.
Nabywca nie dostaje już faktury mailem jako PDF – pobiera ją z KSeF albo jego program księgowy robi to automatycznie. Faktury są przechowywane w systemie, więc przedsiębiorca nie musi archiwizować ich samodzielnie.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy muszą też odbierać faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od formy prawnej i statusu w VAT.
- 1 stycznia 2027 r. – koniec okresu przejściowego dla najmniejszych firm, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, oraz dla faktur wystawianych z kas rejestrujących.
Kogo dotyczy, a kogo nie
Obowiązek obejmuje przede wszystkim faktury wystawiane innym przedsiębiorcom (B2B). Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF – sprzedawca może wystawić je poza systemem, a jeżeli wystawi je w KSeF, powinien przekazać klientowi dokument w uzgodnionej formie (np. PDF z kodem weryfikacyjnym).
KSeF przewiduje też tryby awaryjne i offline na wypadek niedostępności systemu lub braku internetu – fakturę wystawioną w takim trybie trzeba później przesłać do KSeF w określonym terminie.
KSeF w sklepie internetowym
W typowym sklepie B2C większość sprzedaży trafia do konsumentów, więc nie wymaga e-faktur. KSeF dotyczy jednak sklepu z dwóch stron:
- Sprzedaż dla firm – gdy klient kupuje na firmę i prosi o fakturę z NIP, faktura musi powstać w KSeF.
- Zakupy – faktury od hurtowni, firm kurierskich, platform sprzedażowych i dostawców usług przychodzą przez KSeF i stamtąd trafiają do księgowości.
Numer KSeF faktur zakupowych podaje się w ewidencji VAT przesyłanej w pliku JPK_V7, dlatego program do fakturowania i sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego warto uporządkować jednocześnie.
Jak przygotować firmę
- Sprawdź, czy Twój program do fakturowania lub platforma sklepowa wystawia faktury w KSeF.
- Nadaj uprawnienia w KSeF osobom wystawiającym faktury oraz biuru rachunkowemu – wtedy księgowa pobiera faktury zakupowe bez Twojego udziału.
- Ustal procedurę na wypadek awarii KSeF lub braku dostępu do internetu.
- Uzgodnij z biurem rachunkowym, jak będą przekazywane faktury wystawione poza KSeF (np. dla konsumentów).
Najczęstsze pytania
Czy faktura dla klienta indywidualnego musi być wystawiona w KSeF?
Nie. Faktury dla konsumentów mogą być wystawiane poza KSeF. Obowiązek dotyczy faktur wystawianych innym przedsiębiorcom.
Co to jest numer KSeF?
To unikalny identyfikator nadawany fakturze przez system po jej przesłaniu. Potwierdza wystawienie faktury i jest podawany m.in. w ewidencji VAT w pliku JPK_V7.
Czy biuro rachunkowe może pobierać moje faktury z KSeF?
Tak. Wystarczy nadać biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF – wtedy faktury zakupowe trafiają do księgowości bez przesyłania ich mailem.
Źródła
Powiązane hasła w encyklopedii
Hasło ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wskazany dzień. Nie zastępuje indywidualnej porady – w konkretnej sprawie skontaktuj się z nami.