Definicja
KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, to uproszczona ewidencja, w której przedsiębiorca rozliczający podatek dochodowy na skali podatkowej lub podatkiem liniowym zapisuje przychody i koszty. Służy do obliczenia dochodu i zaliczek na podatek.
Kto prowadzi KPiR
KPiR prowadzą osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, jawne osób fizycznych i partnerskie, jeżeli rozliczają się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, a ich przychody netto za poprzedni rok nie przekroczyły równowartości 2 mln euro. W 2026 roku limit wynosi 8 517 200 zł. Po jego przekroczeniu trzeba przejść na pełne księgi rachunkowe.
Co się zapisuje w KPiR
- przychody ze sprzedaży towarów i usług oraz pozostałe przychody,
- zakup towarów handlowych i materiałów,
- koszty uboczne zakupu (np. transport),
- wynagrodzenia i pozostałe wydatki związane z działalnością.
Na koniec roku i w razie zmiany sposobu opodatkowania lub likwidacji firmy sporządza się spis z natury towarów i materiałów.
Zmiany od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR. Najważniejsze zmiany:
- księga jest prowadzona przy użyciu programu komputerowego i musi dać się przesłać w strukturze JPK_PKPIR,
- w księdze pojawiła się kolumna na numer faktury w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta,
- zniesiono możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR.
Obowiązek przesyłania JPK_PKPIR wchodzi etapami: od 1 stycznia 2026 r. dla podatników składających JPK_V7M, a od 1 stycznia 2027 r. dla pozostałych.
KPiR w sklepie internetowym
W handlu internetowym w KPiR pojawia się dużo pozycji: zakupy towarów handlowych, koszty wysyłki, prowizje platform sprzedażowych i bramek płatniczych, reklamy. Sprzedaż do konsumentów można ujmować zbiorczo na podstawie raportów, a koszty zakupu towarów trzeba powiązać ze spisem z natury na koniec roku – to on pokazuje, ile faktycznie zarobił sklep.
Najczęstsze pytania
Czy KPiR można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym?
Nie po zmianach. Nowe przepisy wymagają programu komputerowego, który pozwala przesłać księgę w strukturze JPK_PKPIR.
Kto nie może prowadzić KPiR?
Firmy, których przychody netto za poprzedni rok przekroczyły równowartość 2 mln euro (8 517 200 zł w 2026 r.), a także spółki kapitałowe – muszą prowadzić księgi rachunkowe.
Kiedy sporządza się spis z natury?
Na koniec roku podatkowego, na początek działalności oraz w razie zmiany wspólnika, zmiany formy opodatkowania lub likwidacji firmy.
Źródła
Powiązane hasła w encyklopedii
Hasło ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wskazany dzień. Nie zastępuje indywidualnej porady – w konkretnej sprawie skontaktuj się z nami.