Все більше підприємців оцінюють переваги ведення трудових книжок працівників в електронному вигляді за допомогою електронних файлів. Цю сучасну форму ведення кадрового діловодства використовують бухгалтерські фірми, які займаються послуги з нарахування та виплати заробітної плати. Це бухгалтерські фірми, які йдуть в ногу з часом з точки зору розвитку технологій та діджиталізації бізнес-процесів. Що потрібно знати про електронні описи і які переваги це дає? Прочитайте короткий огляд, підготовлений нашим бухгалтерія!
Електронні документи проти бухгалтерії
Електронні файли це електронні еквіваленти традиційних папок з особистими справами працівників, в яких зберігаються записи про працівників. Такі документи, як
- трудові договори та додаткові угоди до них
- довідки з місця роботи
- запити на відпустку
- медичні довідки
- документи, що стосуються оцінювання працівників
- інші документи, передбачені трудовим законодавством
Які переваги зберігання електронних файлів
До основних переваг впровадження електронних файлів у кадровій роботі та розрахунку заробітної плати можна віднести наступні:
- економія часу та просторуЕлектронна подача документів усуває необхідність зберігати фізичні папки, що економить місце в офісі. Пошук електронних файлів відбувається набагато швидше, ніж пошук паперових файлів.
- легкий доступ до даних і простота управління: документи в електронному вигляді легко доступні для уповноважених осіб з будь-якого місця. Це дає змогу швидко та ефективно керувати записами про працівників.
- безпека: сучасний системи електронного документообігу забезпечити високий рівень безпеки даних, захищаючи їх від втрати, знищення та несанкціонованого доступу.
Ведення електронних файлів бухгалтерією
Ведення електронних файлів бухгалтерськими фірмами повністю відповідає чинному трудовому законодавству та законодавству про захист даних. Вона є легальною за умови дотримання певних вимог.
Кодекс законів про працю визначає положення, що стосуються ведення трудових книжок працівників в електронній формі в Польщі. Міністр сім'ї, праці та соціальної політики також описав їх у нормативних документах. Основними вимогами є
- Автентичність і цілісністьдокументи повинні бути підписані кваліфікованим електронним підписом або скріплені кваліфікованою електронною печаткою, що гарантує їх автентичність та цілісність.
- Захист даних: системи електронного документообігу повинні відповідати положенням RODO, забезпечуючи відповідні технічні та організаційні гарантії захисту персональних даних працівників.
- Термін зберіганнядокументи працівника повинні зберігатися протягом певного періоду часу (зазвичай 10 років після закінчення трудових відносин, згідно з трудовим законодавством)
Впровадження електронного документообігу в бухгалтерії
Насамперед, потрібно обрати систему електронного документообігу. Вона має відповідати вимогам законодавства та забезпечувати належний рівень безпеки даних. Працівники бухгалтерії повинні пройти спеціальне навчання, зокрема, як користуватися новою системою і як дотримуватися процедур, пов'язаних з веденням електронних файлів. Існуючі паперові документи можна відсканувати і перенести в електронну форму, подбавши про їхню безпеку та належний опис. Систематичний моніторинг та оновлення системи і процедур ведення електронних справ забезпечить дотримання вимог та ефективність.
Електронні особові справи працівників - чи варто воно того?
Підводячи підсумок, ведення особових справ працівників у вигляді електронних файлів це сучасне рішення, яке приносить багато переваг підприємцям. Воно також значно полегшує роботу в бухгалтерія. Економія часу, покращення діловодства та підвищення безпеки даних - це лише деякі з переваг цього сучасного рішення. Важливо, щоб впровадження е-книжки відповідало чинному законодавству та стандартам захисту персональних даних. За умови належної підготовки та використання сучасних інструментів, е-книжки можуть стати ефективним інструментом для підтримки кадрового діловодства в будь-якій компанії.
