Coraz więcej przedsiębiorców docenia atuty prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej przy użyciu e-teczek. Z tej nowoczesnej formy zarządzania dokumentacją pracowniczą korzystają biura księgowe, które zajmują się obsługą kadr i płac. Są to biura księgowe, które idą z duchem czasu w zakresie rozwoju technologii i cyfryzacji procesów biznesowych. Co warto wiedzieć o e-teczkach i jakie korzyści niesie ze sobą to rozwiązanie? Zapoznaj się z podsumowaniem, które przygotowało nasze biuro księgowe!
E-teczki a biuro księgowe
E-teczki to elektroniczne odpowiedniki tradycyjnych teczek z aktami osobowymi pracowników, w których przechowuje się dokumentację pracowniczą. W formie cyfrowej można przechowywać takie dokumenty jak:
- umowy o pracę a także aneksy do tych umów
- świadectwa pracy
- wnioski urlopowe
- zaświadczenia lekarskie
- dokumenty związane z oceną pracownika
- inne dokumenty wymagane przepisami prawa pracy
Jakie są korzyści z prowadzenia e-teczek
Do podstawowych zalet wdrożenia e-teczek w kadrach i płacach należy:
- oszczędność czasu i miejsca: elektroniczna archiwizacja dokumentów eliminuje konieczność przechowywania fizycznych teczek, co pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze. Przeszukiwanie e-teczek jest znacznie szybsze niż przeszukiwanie papierowych akt.
- łatwy dostęp do danych i ułatwienie zarządzania: dokumenty w formie elektronicznej są łatwo dostępne dla uprawnionych osób z dowolnego miejsca. Umożliwia to szybkie i efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
- bezpieczeństwo: nowoczesne systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych, chroniąc je przed utratą, zniszczeniem a także nieautoryzowanym dostępem.
Prowadzenie e-teczek przez biuro księgowe
Prowadzenie e-teczek przez biura księgowe jest w pełni zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych. Jest legalne pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.
Kodeks pracy określa przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej w Polsce. Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opisał je także w rozporządzeniach. Kluczowe wymagania to:
- Autentyczność i integralność: dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dzięki temu zapewnia ich autentyczność i integralność.
- Ochrona danych osobowych: systemy do zarządzania e-teczkami muszą być zgodne z przepisami RODO, zapewniając odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe pracowników.
- Okres przechowywania: dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez określony czas (zazwyczaj 10 lat od zakończenia stosunku pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy)
Wdrożenie e-teczek w biurze księgowym
W pierwszej kolejności potrzebne jest wybranie systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Musi spełnić wymogi prawne oraz zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych. Pracownicy biura księgowego powinni być przeszkoleni zwłaszcza w zakresie korzystania z nowego systemu oraz przestrzegania procedur związanych z prowadzeniem e-teczek. Istniejące dokumenty papierowe można zeskanować i przenieść do formy elektronicznej, dbając o ich odpowiednie zabezpieczenie i opisanie. Systematyczne monitorowanie i aktualizacja systemu oraz procedur związanych z e-teczkami zapewnią ich zgodność z przepisami oraz efektywność działania.
Elektroniczne akta pracownicze – czy warto
Podsumowując, prowadzenie akt pracowniczych w formie e-teczek to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców. Znacznie ułatwia także działania w biurze księgowym. Oszczędność czasu, lepsze zarządzanie dokumentacją oraz zwiększone bezpieczeństwo danych to tylko niektóre z zalet tego nowoczesnego rozwiązania. Ważne jest, żeby wdrożenie e-teczek było zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami ochrony danych osobowych. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi e-teczki mogą stać się skutecznym narzędziem wspierającym zarządzanie dokumentacją pracowniczą w każdej firmie.
