Все больше предпринимателей оценивают преимущества ведения личных дел сотрудников в электронном виде с помощью электронных файлов. Эта современная форма ведения документации сотрудников используется бухгалтерскими фирмами, которые занимаются кадровые услуги и расчет заработной платы. Это бухгалтерские фирмы, которые идут в ногу со временем в плане развития технологий и цифровизации бизнес-процессов. Что нужно знать об электронных описаниях и какие преимущества это дает? Ознакомьтесь с резюме, подготовленным нашими бухгалтерский офис!
Электронные документы против бухгалтерского офиса
Электронные файлы это электронные эквиваленты традиционных папок с личными делами сотрудников, в которых хранятся их документы. В них хранятся такие документы, как:
- трудовые договоры и дополнения к ним
- свидетельства о трудоустройстве
- праздничные пожелания
- медицинские сертификаты
- документы, связанные с оценкой сотрудников
- другие документы, предусмотренные трудовым законодательством
В чем преимущества хранения электронных файлов
Основные преимущества внедрения электронных файлов в сфере управления персоналом и расчета заработной платы включают:
- экономия времени и пространстваЭлектронная картотека документов избавляет от необходимости хранить физические папки, что экономит место в офисе. Поиск в электронных файлах намного быстрее, чем в бумажных.
- Легкий доступ к данным и простота управления: документы в электронном виде легко доступны для уполномоченных лиц из любого места. Это позволяет быстро и эффективно управлять документами сотрудников.
- безопасность: современный системы электронного документооборота обеспечивать высокий уровень безопасности данных, защищая их от потери, уничтожения и несанкционированного доступа.
Ведение электронных файлов бухгалтерией
Ведение электронных файлов бухгалтерскими фирмами полностью соответствует действующему трудовому законодательству и законодательству о защите данных. Это законно при условии соблюдения определенных требований.
Трудовой кодекс определяет положения, касающиеся ведения личных дел сотрудников в электронном виде в Польше. Министр семьи, труда и социальной политики также описал их в нормативных актах. Основными требованиями являются:
- Подлинность и целостность: документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью или скреплены квалифицированной электронной печатью, что гарантирует их подлинность и целостность.
- Защита данных: системы электронного документооборота должны соблюдать положения RODO, обеспечивая соответствующие технические и организационные гарантии для защиты персональных данных сотрудников.
- Срок хранения: документы работника должны храниться в течение определенного периода времени (обычно 10 лет после окончания трудовых отношений, в соответствии с трудовым законодательством)
Внедрение электронных файлов в бухгалтерии
Прежде всего, вам необходимо выбрать систему электронного управления записями. Она должна отвечать требованиям законодательства и обеспечивать надлежащий уровень безопасности данных. Сотрудников бухгалтерии необходимо специально обучить тому, как пользоваться новой системой и как соблюдать процедуры, связанные с ведением электронных файлов. Существующие бумажные документы можно отсканировать и перевести в электронный вид, позаботившись об их сохранности и надлежащем описании. Систематический мониторинг и обновление системы и процедур ведения электронных файлов обеспечат соблюдение требований и эффективность.
Электронные файлы сотрудников - стоит ли это делать
Подведем итоги, ведение личных дел сотрудников в виде электронных файлов это современное решение, которое дает предпринимателям множество преимуществ. Оно также значительно облегчает работу в бухгалтерия. Экономия времени, усовершенствованное ведение документации и повышенная безопасность данных - вот лишь некоторые из преимуществ этого современного решения. Важно, чтобы внедрение электронных файлов соответствовало действующему законодательству и стандартам защиты персональных данных. При правильной подготовке и использовании современных инструментов электронные досье могут стать эффективным инструментом поддержки управления документами сотрудников в любой компании.
